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eHR項目成功之道 選型流程

發布:2012年01月13日 |  查看: 次 |   來源: 伯才人事管理工具

在很多企業,eHR系統不被認為是其關鍵性IT系統,在整個企業的IT戰略中經常處于重要但不主要的地位。這也反映出這些企業并沒有真正把人力資源上升到企業戰略層面進行思考。事實上,企業的HR戰略如果能與企業整體IT戰略結合起來考慮,將企業的核心業務系統與人力資源系統進行集成,就能比較方便地分析出業務狀況與人力資源之間的各種關聯,為實現企業級的績效管理奠定應用基礎。

遺憾的是,由于對eHR系統的重要性缺乏足夠的認識,很多客戶的選型過程也變得比較隨意,缺乏規范的選型流程,有的客戶甚至沒有組成一個相對穩定、職責明確的選型項目小組,結果客戶經常將大量精力浪費在了與供應商在一些非關鍵環節的反復溝通上。還有的客戶甚至在需求并不十分明確的情況下,就要求供應商報價,而因為競爭的原因,供應商也總能報出價,但其報價原則必然會背離供應商原有的報價體系,在這種情況下,供應商報價一般主要會考慮兩大因素:客戶的預算范圍以及競爭對手的報價情況。很多時候,直到客戶已經選定了供應商,客戶都還不能明確自己的需求邊界。

不規范的選型過程,不僅會導致選型工作本身的風險增大,也會為將來的系統實施與應用埋下隱患。

第1步:成立項目組
eHR系統是人力資源管理業務與IT技術的融合,在進行選型時需要考慮的因素非常多,如果沒有專業的eHR咨詢商提供服務,一般建議客戶應成立一個3-7人組成的選型項目組。項目組成員除了HR部門的關鍵業務人員和有經驗的IT管理人員外,還應該有企業的管理者代表參與以加強與企業管理層的溝通,這對獲得企業領導自始至終的支持是有益的,否則,項目組可能會在選型過程中陷入“剃頭挑子 —— 一頭熱一頭冷”的尷尬局面。一些大的客戶在選型時,還會在項目組(此時稱之為“選型工作小組”更確切)之外設立獨立的“項目指導委員會”,該委員會由清一色的具有決策權的高級管理人員組成,他們負責審批預算、參與合同談判,并對項目組提供來自高層的各種必要支持。

第2步:確定項目目標
項目組成立后的首要任務,是要立足企業實際來設定eHR項目的建設目標。在選型開始前沒有明確的目標,將會使得項目組浪費大量時間對一些并不適合的產品與供應商進行評估,甚至導致選擇了錯誤的合作伙伴。在設定項目目標時,可以先回答下述幾個重要問題:

􀂄 新的eHR系統如何與企業現有的IT戰略結合起來?
􀂄 你需要eHR系統為你提供什么功能,為什么需要這些功能?
􀂄 你希望通過eHR項目達到什么樣的成效?
􀂄 新的eHR系統的業務驅動模型是什么?系統如何對HR業務需求提供全面的支持?

項目目標的確定,需要項目組與企業高層管理者、HR管理人員、直線經理、普通員工甚至外部客戶等企業內外與業務相關的不同角色進行充分的溝通來完成,只有這樣才能獲得較為全面、正確并能滿足不同用戶需要的需求。

值得指出的是,在確定eHR項目的建設目標時,既要避免貪大求全,也要避免盲目追新(追求新技術、新理念)。

第3步:擬定預算
在與供應商溝通之前,要確定項目的預算是比較困難的。有些客戶希望通過了解供應商的一般報價標準來擬定預算,但是,由于國內eHR市場本身的不規范,不同供應商的報價體系相差十分懸殊,這些報價對客戶確定預算基本上是沒有參考意義的,甚至還會因為一些低端供應商的低價位策略促使客戶在隨后的選型過程中進行“過度招標”。還有些客戶希望通過向其它已經實施過eHR系統的同行了解項目成本情況,我們的建議是,通過這類途徑了解到的信息只能用作一般性參考,因為通常情況下,要了解到其它客戶的在eHR項目建設上的實際成本是比較困難的。

比較規范的做法是,在與供應商溝通之前,客戶先要了解企業過去在IT系統上的投資策略,以便評估企業在IT系統建設不同環節上的投資意愿(也可以參考市場上IT項目建設中規范的成本分攤模式),與此相對應,在擬定預算時,要特別注意將費用至少劃分成3部分:軟件系統費用、實施費用以及相應的運行環境建設費用。軟件費用一般指軟件許可費用及每年的升級維護費用;實施費用則包括了軟件配置、數據轉換、培訓以及定制開發等方面的費用,某些時候還可能會因為引入第三方咨詢商,以幫助完成項目實施工作而需要客戶支付額外的咨詢費用;運行環境建設費用包括了與eHR系統相配套的其它軟件系統投入(比如操作系統、數據庫、中間件等)以及相應的硬件投入(比如服務器、PC機以及網絡環境的升級等)。

有經驗的供應商一般會有一套比較成熟與規范的報價體系,而一些實力較弱、缺乏經驗的供應商在報價問題上往往表現得很隨意,經常會在報價時根據客戶的預算來“看人下菜碟”。因此,客戶根據企業自身的IT投資策略來擬定eHR項目的預算,也有利于通過供應商整個報價過程是否規范來判斷其實力與經驗,避免將精力花費在不適合的供應商身上。

第4步:確定項目建設模式
對于IT部門力量比較強大的客戶而言,隨著eHR系統選型工作的不斷推進,項目組成員經常會在自行開發還是外包給專業eHR供應商之間艱難選擇。這是一場非常耗費精力的爭論,選型流程走到這一步,客戶不應讓這種爭論繼續下去,否則因為這個因素的不確定而使得后續的選型工作變得沒有目標。

第5步:供應商初選 / RFP編寫

第6步:發送RFP
一旦完成了RFP的編寫,就可以將其發送給那些經初選認定具備競標資格的供應商,并給這些供應商預留2-4周的時間對RFP進行回應。在此期間,供應商會不斷對RFP提出一些疑問,必要情況下,項目組需要就此對RFP進行修改,并以正式的形式統一知會所有競標供應商。但在方案建議書提交日期到來之前2-4天,應停止對RFP的任何調整,以利于供應商整理出穩定版本的建議書并打印制作成正式投標文件準備提交。

第7步:方案建議書評估

第8步:系統演示

第9步:聯系供應商的典型客戶

第10步:拜訪供應商及其典型客戶

第11步:供應商調整方案
通過與供應商及其客戶的現場溝通,項目組將會對RFP再次進行補充與調整,確保在前面各個環節產生的關于技術環境、系統功能、報表、系統性能、實施計劃、報價以及售后服務等方面的各項議題得到充分考慮,并要求供應商在方案調整中進行答復或確認。

第12步:最后決策
當項目組做出了最終的決策,漫長的選型過程就結束了。需要記住的是,選擇了正確的供應商只代表整個項目向成功的方向邁出了第一步,更大的挑戰還在于后續的項目實施過程。 

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