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從培訓看辦公自動化

發布:2012年11月16日 | 查看: 次 | 來源: 伯才獵頭HR工具

辦公自動化是由計算機來實現的,但只有將計算機和使用人員的工作很好地結合在一起,才能真正實現辦公自動化所要達到的目的。我們經??吹降那闆r是,辦公室里的軟、硬件設備很先進,但使用人員的應用水平卻沒有相應的提高。原因何在?驛之友計算機技術應用服務中心總經理馬力先生認為,這是因為辦公自動化缺少了有效培訓這個環節。

目前,在計算機應用方面有很多提供培訓的單位,但據觀察,其培訓對象90%以上是外企單位,國內企業對于計算機應用培訓顯得并不那么熱心。一些領導認為,這些都是日常辦公活動,一邊干一邊學就可以了,為了使用技巧進行培訓,既花錢又耽誤時間,沒必要。例如,微軟曾搞過一次國家機關大用戶的義務培訓,可是這些國家機關連擠出半天時間都說比較困難,可見對培訓活動的積極性并不很高。

與此形成對比的是,很多國企非常熱心于購置先進的軟硬件設備,軟、硬件設備升級很快,但辦公自動化并沒有達到應有的水平。其結果是,原來的投資還沒有很好地真正發揮效用,又要追加新的投資。另一方面,由于培訓工作沒有跟上,操作者的計算機應用水平也沒有得到相應的提高。國企和機關的技術升級跟得快,到了年底總結工作時可以成為業績,但是培訓就不好說了。如果報告中說今年花了多少培訓費用,上面的領導就可能會認為IT部門無能棗這幾個人都教不會,還要請別人教。

相反,很多外企在硬件環境的投資上很吝嗇棗有些現在還在使用Windows 3.1和Word 6.0,但卻積極支持員工的培訓。這些公司考慮的是如何將現有的軟件用精、用透,而不是使用了多新的版本。企業永遠也跟不上技術的更新換代,在軟硬件基本設施能夠滿足工作需要的情況下,這些外企所要考慮的就是如何提高基礎設施的應用水平,盡可能決地收回軟、硬件投資,提高工作效率。

大部分單位(國內單位及外企)的計算機應用培訓工作,大多由本單位的人事部門和IT部門共同負責管理。但是,在管理的過程中經常會出現一些問題:

首先,計算機應用培訓應該由誰來做?

IT部門的工作人員雖然對計算機軟件十分熟悉,但對辦公活動中的具體應用問題并不精通。而人事管理部門的工作人員,雖然對辦公程序十分清楚,但是對計算機應用軟件技術卻不精通,所以也不可能勝任培訓工作。

但是,因為企業或者行業內部都有IT部門,這就決定了花錢買培訓的難度。這樣的單位往往會覺得自己不需要找別人培訓,自己的IT人員就能勝任。其實,企業IT部門的主要工作是做主業內部的IT管理和規劃,而不是這些具體的操作和培訓工作,另外,企業內部的IT人員大多是計算機專業出身,他們不了解辦公的流程,也沒有管理和市場銷售的經驗,這就注定他們的培訓僅停留在對軟件功能的剖析上,就算業務人員能夠將這樣乏味的培訓堅持聽下來,也會與實際的應用脫節。

例如Excel的報表棗無論財務報表、銷售報表還是人事部門的管理報表等,都滲透了管理者的思想,是供管理者使用的。就像MBA的管理最后都要落實到數字一樣,最終企業的效益、人員管理都要用數字來體現。所以學Excel不是學簡單的報表,而是學各種管理思想,怎樣用這樣的思想來整理計算數字。很難想像,一個機關中沒有管理經驗的IT人員在進行培訓時能夠將Excel的使用與管理結合起來。

很多企業的管理為什么上不去,這一定程度上是因為決策者的決策基礎就是拍腦門,拍胸脯,而不是以科學的數據為依據。投資不做預算,不做定量的分析。如果沒有合適的工具軟件來輔助,進行定量分析是一件非常麻煩的事情,要收集大量的數據并且運用一些理論和算法對數據進行預測分析。但是如果你的競爭對手會這一套,他的決策就會比你準、比你高。畢竟,現在的企業決策已經不是比誰的腦子活,而是在比誰掌握的信息全面、誰的分析準確。

培訓是幫助企業練內功。買軟件有意識了,培訓費再貴也不過是買一臺電腦的錢,而這筆錢可以讓電腦用得更好?,F在大家都在討論“TCO(總擁有成本)”問題,培訓表面看似多花了些錢,但它卻是在降低總體成本過程中的一個不可忽視的環節。 

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